Le BTP réunit plus de 600 000 entreprises en France et a une particularité : c'est un secteur qui compte de nombreux artisans, travaillant seul ou gérant une très petite entreprise. En effet, l'immense majorité comporte moins de 9 salariés : 96% en 2018 d'après l'Observatoire des métiers du BTP.
Les dirigeants doivent donc faire preuve d'une grande polyvalence et s'intéresser de près à la gestion de leur entreprise.
En effet, période de crise bien plus encore que par temps calme, les entreprises doivent surveiller de très près certains éléments de leur gestion. Cela impose de mettre en place des tableaux de bord, comportant chacun plusieurs indicateurs permettant d'être alerté rapidement en cas d'anomalie. L'objectif étant de faciliter le suivi de l'activité afin d'assurer la rentabilité de l'entreprise et permettre son développement.
Qu'il s'agisse du tableau de bord commercial, de main-d'œuvre, de ressources humaines ou encore de production, ils sont de véritables outils de pilotage de l'entreprise. Le plus important d'entre eux demeure, surtout dans le contexte actuel, le tableau de bord financier.
Qu'est-ce que le tableau de bord d'une entreprise ?
Il s'agit d'une présentation synthétique et exploitable par l'encadrement des activités et résultats de l'entreprise, sous forme d'indicateurs permettant de contrôler la réalisation des objectifs et de prendre les mesures adéquates en fonction de l'analyse faite.
Pour alimenter un tableau de bord, il est nécessaire de définir des indicateurs, c'est-à-dire les informations les plus pertinentes pour apprécier l'état de santé de l'entreprise. Même si certaines données sont à surveiller de près par toutes les entreprises, ces indicateurs varient évidemment d'un secteur à l'autre.
A quoi sert un tableau de bord ?
Système d'alerte, outil de communication, outil de contrôle ou encore déclencheur d'actions, il est un outil de pilotage indispensable au chef d'entreprise.
Le tableau de bord « idéal » doit présenter les indicateurs actuels comparés non seulement à ceux d'un exercice de référence passé mais également aux objectifs de l'entreprise.
Ces indicateurs prospectifs sont essentiels, et la fixation des objectifs est certainement le point le plus délicat car elle nécessite une politique stratégique clairement définie. Ils permettent d'analyser le niveau d'activité sous différents angles pour pouvoir :
Anticiper : qu'il s'agisse des variations d'activité ou des futurs besoins en investissements
Alerter : lorsque certains seuils sont franchis et que des mesures s'imposent pour ne pas mettre en péril l'activité.
En outre, dans un contexte de crise, le tableau de bord s'avère indispensable non seulement pour le pilotage de l'entreprise elle-même et la prévention des difficultés, mais également pour les partenaires financiers à qui elle offre un gage de sérieux : piloter son entreprise au travers d'indicateurs est clairement rassurant.
Quelles sont les caractéristiques d'un bon tableau de bord ?
Dans la plupart des petites entreprises, le tableau de bord revêt la forme de tableurs, de type tableaux Excel. Ces derniers offrent en effet l'avantage d'une mise en œuvre simple et rapide.
Synthétique, le tableau de bord doit également offrir une présentation attractive et conviviale. Mais quelle que soit sa forme, par nature, il ne sert à rien s'il n'est suivi d'aucune action ; en fonction de ce qu'il révèle, il doit susciter soit des mesures correctives, soit l'abandon de l'indicateur qui s'avérerait inutile.
Le tableau de bord devient alors un excellent outil de mobilisation, mais à condition que le dirigeant le commente avec son équipe afin de situer l'état d'avancement par rapport aux objectifs fixés. L'idée étant de trouver de façon périodique les actions à engager dans le but d'un perfectionnement permanent.
Quand faut-il se pencher sur ses indicateurs ?
Le suivi des indicateurs est fonction de la taille de l'entreprise. Bien souvent mensuel, il est plus généralement hebdomadaire dans les grandes structures, et plus encore dans un contexte économique difficile.
Quels indicateurs faut-il mettre en place ?
Pour faciliter la lecture et la prise de décision, les indicateurs doivent être peu nombreux et très pertinents. Ils sont donc généralement initiés par le dirigeant mais doivent être validés en interne par les différents services.
Parmi les indicateurs d'activité à suivre, on peut citer :
Le taux de conversion des devis en bons de commande
Le niveau d'encaissements quotidiens
Le nombre de nouveaux chantiers obtenus
La valeur des nouveaux chantiers obtenus
Le nombre d'heures de travail réalisées par ouvrier
Mais il existe également des indicateurs plus qualitatifs, également intéressants à analyser dans l'optique d'améliorer la performance :
Le taux de clients ayant déjà fait appel à l'entreprise
Les défauts constatés après la réalisation des travaux
Les réclamations reçues
Les incidents liés à la sécurité.
Tableaux de bord possibles en fonction des besoins de la société :
Tableau de bord de production
Quantités produites.
Ratios de produits non conformes.
Investissements réalisés.
Niveau des stocks.
Tableau de bord commercial
Chiffre d'affaires.
Marge réalisée.
Nombre de nouveaux clients.
Nombre de devis acceptés/devis transmis.
Tableau de bord de qualité
Nombre de réclamations clientèle.
Activité du service après-vente.
Tableau de bord de suivi de main-d'œuvre
Heures productives et improductives.
Chiffres d'affaires par personne
Tableau de bord de ressources humaines
Effectifs et répartition par âge, fonction.
Turnover.
Dépenses de formation.
Absentéisme.
Tableau de bord financier
Il doit, plus que tout autre, être regardé à la loupe. La trésorerie, notamment, « sang de l'entreprise », doit être l'objet de toutes les attentions.
Solde de trésorerie
Volume des encours
délais de règlement
En analysant des indicateurs fiables pointant les points forts et les marges de manœuvre, l'entrepreneur pourra s'assurer que son activité est rentable et son entreprise pérenne.
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