On parle également d’externalisation administrative ou de sous-traitance pour les missions de secrétariat, c’est-à-dire le fait de confier à un prestataire externe des missions qui pourraient être exécutées en interne par une secrétaire salariée.
Une secrétaire ou assistante indépendante, c’est une personne qui comme son nom l’indique est indépendante ou freelance.
Les termes revendiqués dans le métier ne manquent pas : secrétaire indépendante, télésecrétaire, assistante administrative indépendante, secrétaire freelance, etc...
Il/Elle propose ses services administratifs, à des entreprises souhaitant déléguer leur gestion administrative. Pour résumer, c’est une personne qui fait le métier de secrétaire mais qui n’est pas salariée de la société. Il ou Elle est installé à son compte et a plusieurs clients qui sont des petites entreprises.
Il/elle peut travailler à distance, souvent depuis son domicile, avoir des horaires flexibles et c’est lui/elle qui fixe sa rémunération. Il/Elle peut exercer aussi chez ses clients pour une mission ponctuelle, un remplacement de courte durée ou un besoin régulier de faible volume horaire (quelques heures par semaine) pour lequel il serait difficile de trouver une secrétaire salariée.
Attention, il ne faut pas que le/la secrétaire indépendant(e) fasse un volume horaire trop important pour la même entreprise. Dans ce cas, le contrat de prestation qui lie le/la secrétaire à son client risquerait de se voir requalifier en contrat de travail à durée indéterminée (CDI) par l’administration et faire l’objet d’un redressement de charges sociales.
On parle alors de salariat déguisé dans le cas de travaux effectués souvent pour un seul client et dans le cadre d’un lien de subordination permanent (horaires et méthodes de travail imposés par le client).
Celle-ci doit maîtriser les outils informatiques dont des logiciels comme Microsoft Office et d’autres encore.
Quel statut juridique ?
Elle doit donc être immatriculée auprès d’un CFE (centre de formalité des entreprises) et disposer d’un numéro SIRET qui permet de vérifier son existence légale auprès de l’administration (www.infogreffe.fr).
Dans ce cas, elle exercera soit en entreprise individuelle (auto-entreprise, entreprise individuelle micro ou réel, EIRL…), soit elle aura créé une société (EURL, SARL, SASU, SAS…).
Elle peut également exercer légalement son activité au sein d’une autre structure dont elle est salariée (société de portage, coopérative d’activité et d’emploi), voire temporairement d’une couveuse d’entreprise (contrat CAPE).
Un(e) secrétaire indépendant(e) est donc lié(e) à ses clients par un contrat de prestation qui peut également plus simplement se formaliser par la signature d’un devis et/ou d’un bon de commande assortis de conditions générales de prestations.
Quelles sont les missions d’un(e) secrétaire indépendant(e) ?
Un(e) secrétaire indépendant(e) réalise des missions en lien avec la gestion administrative d’une entreprise classique.
Il/Elle propose aux TPE les mêmes missions administratives qu’une secrétaire salariée pourrait réaliser ; dont l’embauche est impossible à cause d’un volume de travail trop faible ou d’un coût trop élevé. Ses missions vont de la prise en charge de tâches administratives simples : ouverture du courrier, classement de documents, télésecrétariat, travaux de saisie, à des tâches administratives classiques comme la gestion des achats, la facturation, le recouvrement de créances, la gestion comptable ou encore un accompagnement dans la gestion des ressources humaines.
Il/Elle peut également répondre à d’autres besoins exprimés par le chef d’entreprise, et remplir alors le rôle d’une véritable assistante polyvalente.
La réglementation d’une secrétaire à domicile ?
L’activité des secrétaires indépendant(e)s n’est pas réglementée, toutefois, il convient de noter que certaines activités étant elles-mêmes réglementées ne pourront être exécutées par une secrétaire indépendante.
C’est notamment le cas de la comptabilité dont l’exercice est régie par l’ordonnance 45-2138 du 19 septembre 1945 instituant l’Ordre des experts comptables.
Les avantages de travailler avec un(e) secrétaire indépendant(e )?
Faire appel à un(e) secrétaire indépendant(e) procure des avantages importants :
Vous libère des contraintes administratives liées à une embauche.
Il n’y a pas de coûts cachés (congés payés, indemnisation, RTT, taxes diverses sur les salaires).
Une maîtrise des coûts et de la durée de la prestation
Le respect des délais/confidentialité
Meilleure organisation du temps de travail et augmenter sa productivité
Une économie de moyens
Le/la secrétaire indépendant(e) dispose de son propre matériel (PC, scanner….).
Si vous convenez d'une prestation à distance, pas de local, bureau pour l’accueillir
Seul le travail effectué est à régler
Comment choisir votre secrétaire indépendant(e) ?
Contrairement à ce qu’on pourrait penser, le prix n’est pas toujours le premier critère à prendre en compte dans le choix de votre assistante indépendante/télésecrétaire.
Diplômes et expérience
Il convient que le client vérifie à minima les compétences de son prestataire.
La plupart des secrétaires indépendantes, soucieuses de leur statut de professionnelles, n’aiment pas communiquer leur CV.
Néanmoins, rien ne vous empêche de demander leurs références en termes d’expérience et de diplômes.
Les différents échanges que vous pourrez avoir lors de la prise de contact, ses supports de communication, son site internet, vous donneront également quelques indications sur ses capacités, ainsi que sur sa manière de fonctionner.
Outre les compétences, validées entre autres par l’expérience et/ou les diplômes, certaines collaborations demandent une bonne adéquation de caractère entre le donneur d’ordre et son prestataire.
Ainsi la personnalité de votre assistante indépendante doit également être prise en compte.
La proximité
Vous avez besoin de rencontrer votre télésecrétaire, pensez à vérifier sa localisation afin de faciliter ces rencontres.
Bien que ce métier n’est pas encore suffisamment connu ce fonctionnement présente de réels avantages.
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