• SANDRINE COSSART

Matrice Eisenhower

En matière de gestion du temps et d'organisation, la matrice d'Eisenhower est un outil incontournable et simple d'utilisation. Ses quadrants facilitent l'aide à la décision pour prioriser ses tâches. Découvrez quels en sont les domaines d'application et comment l'utiliser efficacement.


QU’EST-CE QUE LE MATRICE D’EISENHOWER ?


Comme l’indique son nom, la matrice Eisenhower à été inventée par un militaire mondialement connu : Dwight David Eisenhower surnommé « Ike » .


Ses illustres responsabilités (chef d’État-Major général des Forces armées des États-Unis et commandant suprême des forces alliées en Europe l’ont amené à devoir optimiser son temps et s’organiser pour être efficace et productif.

34ème président des USA, il était un champion toutes catégories en matière de productivité. Et ce, dans divers domaines.


Son secret ? Un outil - une matrice plus précisément - permettant de prioriser aisément et efficacement en fonction de deux axes : Importance et Urgence.


Pour y parvenir, il classait les tâches à accomplir dans une matrice à double entrée. Il affectait à chaque tâche un degré d’urgence (urgent ou non urgent) et un degré d’importance (important ou non important). Il obtenait ainsi la matrice (dite Eisenhower) composée de 4 cases :


Pour bien s’organiser on s’attachera évidemment à traiter au plus vite les éléments situés dans la case « Important et urgent ».

Les tâches situées dans la case « pas importantes et pas urgentes seront remises à plus tard voire abandonnées.


POURQUOI UTILISER CETTE MATRICE ?


L’intérêt de la matrice


L’intérêt de cet outil est qu’il s’applique à de nombreuses situations appartenant à nos activités professionnelles, associatives ou privées. Elle nous aide à :

  • Trier et prioriser les tâches à réaliser ;

  • Gérer, planifier et organiser notre travail ;

  • Mieux gérer notre temps ;

  • Choisir les tâches à déléguer ;

  • Prendre des décisions ;

Cette méthode présente l'avantage de réfléchir sur la priorisation de ses actions et de prendre un certain recul par rapport à ces dernières.



Comment utiliser la matrice d'Eisenhower ?


Les 2 axes - importance et urgence - permettent de définir 4 quadrants déterminant chacun le caractère des éléments qu'il comporte en fonction de ces 2 critères.


L'importance en réfère aux tâches qui vous permettent d'avancer. Elle se base sur les impacts de ces dernières sur d'autres éléments, mais également sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte.


L'urgence fait référence aux tâches qui nécessitent votre attention immédiate et se base sur le temps nécessaire à la réalisation de ces dernières ainsi que leurs échéances. Il est parfois ardu de définir le caractère urgent ou non d'un élément, car il dépend fréquemment de facteurs externes. Par ailleurs, il est très subjectif : le degré d'urgence variera d'une personne à l'autre en fonction de son ressenti par rapport à la tâche en question, lié à son état de stress, ses compétences, son expérience, son mode de fonctionnement, etc.


Ainsi, pour remplir la matrice efficacement, il est essentiel de faire preuve d'objectivité et de se baser sur des éléments factuels et concrets dans la mesure du possible.


A noter que l'importance prévaut sur l'urgence.


Tâches importantes et urgentes


Sont à lister ici :

  • les tâches qui requièrent une attention et une action ultra rapides - voire immédiates,

  • les éléments qui ont un impact sur vos objectifs ,

  • les items qui ont des conséquences directes sur l'avancée d'un projet ,

  • un problème à résoudre urgemment - conflit, crise, etc. -

  • les appels/courriels importants et devant être traités rapidement ...

Peuvent se retrouver ici certaines tâches que vous n'avez cessée de reporter - qui aurait été initialement placée au sein du quadrant 2 ou 3 selon les cas - et dont l'échéance et l'importance ne vous laissent d'autre choix que d'en faire désormais une priorité.

Tâches importantes, mais non urgentes

Cette partie concerne les tâches importantes, mais dont le degré d'urgence est inférieur à celles positionnées dans le 1er cadran :

  • les missions n'ayant pas d'échéance proche, mais qui revêtent un certain degré d'importance pour vous, votre équipe, votre entreprise, etc.

  • les éléments à planifier sur les semaines à venir,

  • les moments dédiés à la veille stratégique ,

  • l' élaboration d'un plan d'action , d'un projet,

  • la formation , le coaching...


Tâches non importantes, mais urgentes


Figurent ici les éléments "perturbateurs" qui nécessitent une attention immédiate, mais qui n'ont pas réellement d'impact sur notre travail, comme :

  • le traitement de certains appels téléphoniques, mails, messages divers,

  • la demande de collaborateurs/collègues/prestataires ayant besoin d'une information urgente, d'un conseil, d'un coup de main,

  • les éléments que vous pouvez déléguer à une tierce personne ...


Tâches ni importantes ni urgentes


Cette dernière case concerne tous les éléments parasites et inutiles que vous devez abandonner pour plus d'efficacité :

  • mauvaises habitudes improductives ,

  • distractions vous empêchant d'avancer efficacement (surf sur internet, notifications intempestives, etc.),

  • hésitations chronophages et dévoreuse d'énergie positive,








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