Le classement de documents, qu’est-ce que c’est ? Définition
Le classement de document inclut l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d’une entreprise.
Le classement de documents au sein d’une entreprise est primordial car lorsqu’un système de classement et de rangement de documents est opérationnel, il permet au chef d’entreprise de gagner du temps et même de l’argent !
En effet, lors d’une recherche documentaire, il est plus facile de mettre la main sur le document recherché en temps voulu au sein d’un service documentaire organisé. On évite ainsi les pertes de temps, voir pire, les pertes de documents importants, susceptibles de faire perdre de l’argent à l’entreprise !
Comment bien organiser son classement de documents ?
Il n’existe pas à proprement parler de modèle type de classement de documents ni de solution miracle. Un classement de document est efficace dès lors que le chef d’entreprise ou le manager peut retrouver un document instantanément sans avoir besoin de la secrétaire en charge du classement de documents. Afin de rendre ce rangement simple et accessible, il faut disposer d’une ou plusieurs pièces qui seront utilisées à cet effet ou se doter d’un serveur informatique pour stocker les données. Réfléchissez à une logique propre à votre secteur d’activité ou aux exigences de votre cœur de métier pour adapter votre méthode de classification. Les dossiers d’ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l’on a cessé de l’utiliser.
Classement physique : classeur, boîte, armoire de rangement, intercalaire, feuillet mobile…
Classement numérique : arborescence (plan de classement) informatique, solution de Gestion Electronique de Documents (GED).
Nos prestations de classement de documents
Les franchisés de notre réseau disposent de compétences d’organisation et sont à même de mettre en place des processus d’archivage et de classification selon vos besoins. Ils peuvent intervenir directement au sein de l’entreprise ou à distance sur différents aspects :
Le contrôle de la conformité des documents réceptionnés et envoyés • Le triage, traitement, classement, numérisation et archivage des dossiers (facture, devis…)
L’audit organisationnel de classement de documents et recommandations
La mise en place d’un processus de classement de documents au sein de la structure
La dématérialisation des processus de classement de document
Le déploiement et mise à jour régulière d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED)
Pourquoi externaliser ?
Chronophage et fastidieux, le classement de documents (factures, livres, revues, comptes rendus de réunions…) est une tâche qui demande du temps. L’externalisation de ce travail peut représenter une solution intéressante pour vous décharger. Concentrez-vous sur le développement de votre activité et laissez un professionnel du secrétariat administratif organiser vos documents. Il n’est pas toujours évident de trouver une personne digne de confiance à qui vous pourrez confier votre dossier le plus sensible. Les travailleurs indépendants membres de notre réseau ont validés leurs compétences et expériences dans le domaine et pourront trier, ranger et classer tout type de documents, papier ou numérique.
Les factures et papiers administratifs s’accumulent sur votre bureau ? Vous perdez trop de temps à chercher une information dans vos archives ? Il est primordial de traiter les documents afin de les trier et de les ranger. Un système de classement de document rigoureux permet d’éviter les prises de tête.
Le classement de pièces administratives inclut l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein des entreprises. Un système efficace et opérationnel peut vous faire gagner du temps et de l’argent. Un service documentaire organisé facilite les recherches et réduit considérablement les pertes. Cette première étape permet ensuite d’accéder facilement aux informations importantes liées à l’activité de l’entreprise pour en faire une synthèse.
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