• SANDRINE COSSART

Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L'entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l'administration peut mener des contrôles.


Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents ?


Document civil et commercial

  • Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale : 5 ans

  • Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans

  • Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) (à partir de la livraison ou de la prestation : 10 ans

  • Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans

  • Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) : 5 ans

  • Document de transport de marchandises : 5 ans

  • Déclaration en douane : 3 ans

  • Police d'assurance : 2 ans

  • Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) (à partir de la fin de la protection) : 5 ans

  • Dossier d'un avocat (à partir de la fin du mandat) : 5 ans

Pièce comptable


  • Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc. (à partir de la clôture de l'exercice) : 10 ans

  • Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. (à partir de la clôture de l'exercice) : 10 ans


Document fiscal


Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Ce délai commence à partir :

  • de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,

  • ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Exemple : les éléments concernant les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu'à fin 2021.

  • Impôt sur le revenu et sur les sociétés : 6 ans

  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel : 6 ans

  • Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) : 6 ans

  • Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)

  • Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE : 6 ans

  • Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) : 6 ans

⚠ Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).


Document social (société commerciale)


  • Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) (à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)) : 5 ans

  • Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) (à partir de la clôture de l'exercice) : 10 ans

  • Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) : 5 ans

  • Registre de titres nominatifs (à partir de la fin de leur utilisation) : 5 ans

  • Registre des mouvements de titres (à partir de la fin de leur utilisation) : 5 ans

  • Ordre de mouvement (à partir de la fin de leur utilisation) : 5 ans

  • Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration (à partir de la fin de leur utilisation) : 5 ans

  • Feuille de présence et pouvoirs : derniers exercices 3

  • Rapport du gérant ou du conseil d'administration : derniers exercices 3

  • Rapport des commissaires aux comptes : derniers exercices 3


Gestion du personnel


  • Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ans

  • Registre unique du personnel (à partir du départ du salarié) : 5 ans

  • Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. : 5 ans

  • Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans

  • Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait : 3 ans

  • Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation : 1 an

  • Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail : 5 ans

  • Vérification et contrôle du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT) : 5 ans

  • Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie : 5 ans


Quelles sont les sanctions en cas de non conservation de vos documents ?


Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.


C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est «applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»


Source : service-public.fr








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