Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L'entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l'administration peut mener des contrôles.
Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents ?
Document civil et commercial
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale : 5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) (à partir de la livraison ou de la prestation : 10 ans
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) : 5 ans
Document de transport de marchandises : 5 ans
Déclaration en douane : 3 ans
Police d'assurance : 2 ans
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) (à partir de la fin de la protection) : 5 ans
Dossier d'un avocat (à partir de la fin du mandat) : 5 ans
Pièce comptable
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc. (à partir de la clôture de l'exercice) : 10 ans
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. (à partir de la clôture de l'exercice) : 10 ans
Document fiscal
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir :
de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Exemple : les éléments concernant les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu'à fin 2021.
Impôt sur le revenu et sur les sociétés : 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel : 6 ans
Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) : 6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE : 6 ans
Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) : 6 ans
⚠ Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
Document social (société commerciale)
Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) (à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)) : 5 ans
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) (à partir de la clôture de l'exercice) : 10 ans
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) : 5 ans
Registre de titres nominatifs (à partir de la fin de leur utilisation) : 5 ans
Registre des mouvements de titres (à partir de la fin de leur utilisation) : 5 ans
Ordre de mouvement (à partir de la fin de leur utilisation) : 5 ans
Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration (à partir de la fin de leur utilisation) : 5 ans
Feuille de présence et pouvoirs : derniers exercices 3
Rapport du gérant ou du conseil d'administration : derniers exercices 3
Rapport des commissaires aux comptes : derniers exercices 3
Gestion du personnel
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ans
Registre unique du personnel (à partir du départ du salarié) : 5 ans
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. : 5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait : 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation : 1 an
Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail : 5 ans
Vérification et contrôle du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT) : 5 ans
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie : 5 ans
Quelles sont les sanctions en cas de non conservation de vos documents ?
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est «applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»
Source : service-public.fr
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